Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

Birebir Koç platformu kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmektedir:

2. Kapsam

Bu Aydınlatma Metni; Birebir Koç internet sitesi, mobil uygulaması, öğrenci, veli, koç/öğretmen ve kurum panelleri ile üyelik, koçluk, canlı ders, randevu, mesajlaşma, görev ve çalışma takibi, sınav/akademik analiz, ödeme, destek ve benzeri hizmetleri kullanan veya bu hizmetlerle bağlantılı olarak bizimle iletişime geçen kişilere yöneliktir.

Kişisel verileriniz, platformdaki rolünüze ve kullandığınız hizmetlere göre aşağıdaki bölümler kapsamında işlenir:

• Öğrenci kullanıcılar
• Veli veya yasal temsilciler
• Koç, öğretmen ve koç/öğretmen adayları
• Kurum/dershane yetkilileri ve kurumsal kullanıcılar

3. Temel İlkeler ve Açık Rıza Ayrımı

Kişisel veriler; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek işlenir.

Hesap açılması, hizmetin sunulması, randevu ve görüşme yönetimi, ödeme ve faturalama, destek, bilgi güvenliği ve yasal yükümlülükler gibi çekirdek işlemler kural olarak açık rızaya değil; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ya da meşru menfaat gibi hukuki sebeplere dayanır.

Ticari elektronik ileti, isteğe bağlı ses/görüntü kaydı, kamuya açık profil veya referans kullanımı, gelişmiş davranışsal kişiselleştirme ve zorunlu olmayan özel nitelikli veri işleme gibi faaliyetler gerekli olduğu ölçüde ayrı açık rıza metinleri ile yönetilir. Bu tercihler hizmetin zorunlu koşulu hâline getirilmez.

4. Öğrenci Kullanıcılara İlişkin Aydınlatma

4.1. İşlenen kişisel veri kategorileri

4.2. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

5. Veli veya Yasal Temsilcilere İlişkin Aydınlatma

5.1. İşlenen kişisel veri kategorileri

5.2. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

6. Koç, Öğretmen ve Adaylara İlişkin Aydınlatma

6.1. İşlenen kişisel veri kategorileri

6.2. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

7. Kurum/Dershane Yetkilileri ve Kurumsal Kullanıcılara İlişkin Aydınlatma

7.1. İşlenen kişisel veri kategorileri

7.2. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

7.3. Kurumsal hizmetlerde veri sorumlusu ve veri işleyen rolleri

Bir kurum veya dershane kendi öğrenci, veli ve personel verilerinin hangi amaçlarla ve hangi temel araçlarla işleneceğini belirleyerek bu verileri Birebir Koç'a aktarıyorsa, ilgili işlem bakımından kurum veri sorumlusu; Birebir Koç ise kurumun belgelendirilebilir talimatları doğrultusunda veri işleyen olarak hareket edebilir.

Birebir Koç; kendi sözleşme yönetimi, faturalama, bilgi güvenliği, sistem logları, destek, dolandırıcılık önleme ve mevzuata uyum faaliyetleri bakımından bağımsız veri sorumlusu olabilir. Rol dağılımı kurumsal hizmet sözleşmesi ve kişisel veri işleme taahhütnamesinde işlem bazında ayrıca belirlenir.

8. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz; internet sitesi, mobil uygulama, web panelleri, üyelik ve başvuru formları, ödeme ekranları, canlı ders ve görüşme altyapısı, mesajlaşma ve destek modülleri, e-posta, telefon, SMS doğrulama, çerez/SDK ve benzeri dijital araçlar, sözleşme ve onay kayıtları ile otomatik, kısmen otomatik veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir.

Veriler doğrudan sizden; 18 yaş altı öğrenciler için veli/yasal temsilciden; kurumsal hizmetlerde ilgili kurumdan veya hizmetin yürütülmesi için yetkili ve hukuka uygun kaynaklardan elde edilebilir. Veriler ilgili kişiden doğrudan elde edilmediğinde, mevzuata uygun şekilde ayrıca aydınlatma yapılır.

9. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yalnızca belirtilen amaçlarla ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Birebir Koç bünyesindeki yetkili çalışan ve birimler;
• Hizmetin sunulmasında görev alan ve rol bazlı olarak yetkilendirilmiş koç/öğretmenler;
• Kurumsal hizmetlerde, yetki ve sözleşme kapsamıyla sınırlı olmak üzere ilgili kurum/dershane ve yetkili kullanıcıları;
• Ödeme kuruluşları, bankalar, muhasebe, e-fatura/e-arşiv ve mali müşavirlik hizmet sağlayıcıları;
• Bulut barındırma, yedekleme, video/görüşme, mesajlaşma, e-posta, SMS, push bildirim, destek, analitik ve bilgi güvenliği tedarikçileri;
• Hukuk, denetim, danışmanlık ve uyuşmazlık yönetimi hizmeti alınan taraflar;
• Kanunen yetkili kamu kurumları, mahkemeler, icra daireleri ve düzenleyici/idari makamlar.

Her aktarım; veri minimizasyonu, rol bazlı erişim ve ilgili işleme/aktarım şartları gözetilerek gerçekleştirilir. Öğrenci ve veli verileri, koç/öğretmenlere yalnızca hizmetin ifası için gerekli kapsamda açılır; koç/öğretmenlerin banka, vergi veya hassas destek kayıtları öğrenci ve velilere gösterilmez.

10. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Platform hizmetlerinin sunulması kapsamında kullanılan bulut barındırma, canlı ders ve görüntülü görüşme, e-posta, bildirim, analitik, depolama ve teknik destek hizmetlerinin yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılar tarafından sunulması veya kişisel verilerin yurt dışındaki sistemlerde işlenmesi hâlinde, kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir.

Bu aktarımlar, yalnızca hizmetin yürütülmesi için gerekli olan verilerle sınırlı şekilde ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir. Aktarımın niteliğine göre yeterlilik kararı, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan standart sözleşmeler veya Kanun'da düzenlenen diğer uygun güvence yöntemleri kullanılır. Aktarım süreçlerinde gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirleri alınır ve kişisel verilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmesi esas alınır.

11. Saklama, Silme ve İmha

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır. İşleme amacı ve hukuki sebep ortadan kalktığında veriler, uygulanabilir mevzuata ve Birebir Koç'un saklama-imha prosedürlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

12. Veri Güvenliği ve Canlı Oturumlar

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve yetkisiz erişimini önlemek, verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla rol bazlı yetkilendirme, erişim kayıtları, güçlü parola ve çok faktörlü doğrulama, şifreleme, yedekleme, güvenlik testleri, tedarikçi kontrolleri, gizlilik yükümlülükleri ve düzenli farkındalık çalışmaları gibi uygun teknik ve idari tedbirler uygulanır.

Canlı ders ve koçluk görüşmelerinin rutin olarak kaydedilmemesi esastır. Bir oturumun ses veya görüntü kaydı alınacaksa kayıt amacı, kapsamı, saklama süresi, erişim yetkileri ve hukuki sebep oturum öncesinde ayrıca açıklanır; gerektiğinde ayrı açık rıza alınır. Koç/öğretmen veya kullanıcılar platform politikası ve ilgili kişilerin hakları dışında ekran görüntüsü, ekran kaydı, ses kaydı veya görüntü kaydı alamaz.

13. 18 Yaş Altı Öğrenciler

18 yaş altındaki öğrencilerin verileri işlenirken çocukların üstün yararı, veri minimizasyonu ve yaşa uygun bilgilendirme esas alınır. Ücretli hizmet, sözleşme kurulması, veli paneli bağlantısı ve gerekli olduğu ölçüde opsiyonel açık rıza süreçlerinde veli veya yasal temsilci doğrulaması ve onayı aranabilir.

Veli hesabı yalnızca doğrulanmış ve yetkilendirilmiş öğrenci hesabıyla eşleştirilir. Veli, öğrencinin hizmet ve akademik gelişim verilerini platformun belirlediği yetki sınırları içinde görüntüler; öğrencinin mahremiyetini korumak amacıyla bazı iletişim veya destek içerikleri sınırlı tutulabilir. Temsil veya velayet konusunda tereddüt bulunması hâlinde erişim sağlanmadan önce ek doğrulama yapılabilir.

14. İlgili Kişi Hakları

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki hakları kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme;
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerin düzeltilmesini isteme;
• Kanuni şartlar varsa kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
• Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

15. Başvuru Yöntemi

Haklarınıza ilişkin başvurularınızı kimliğinizi ve talebinizi doğrulamaya elverişli bilgilerle birlikte aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunun veli/yasal temsilci veya yetkili adına yapılması hâlinde temsil yetkisini gösteren bilgi veya belge talep edilebilir.

16. Metnin Güncellenmesi

Bu Aydınlatma Metni; mevzuat, hizmetler, veri işleme süreçleri veya kullanılan teknoloji ve tedarikçilerin değişmesi hâlinde güncellenebilir. Güncel metin Birebir Koç internet sitesi ve/veya uygulamasında yayımlanır. Veri işleme amacında değişiklik olması hâlinde yeni amaç bakımından veri işlemeye başlamadan önce ayrıca bilgilendirme yapılır.